Intégrer et gérer un rapport d’étonnement dans votre entreprise

La pratique du rapport d’étonnement, qui consiste à recueillir les impressions des nouveaux arrivants dans l’entreprise, se démocratise au point de devenir un classique du management participatif. Donner la parole à un « bleu » fraîchement arrivé vous laisse perplexe ? On décrypte le sujet pour vous !

Un rapport d’étonnement, qu’est-ce que c’est ?

Le rapport d’étonnement, késako ? C’est une pratique qui consiste à faire établir, par une nouvelle recrue, un diagnostic sur l’entreprise qu’il vient de rejoindre. Une occasion exceptionnelle de bénéficier d’un regard neutre sur vos différents process et mesures mis en place. Équipes, management, ambiance de travail, organisation, valeurs, etc. Tout peut être décortiqué dans ce rapport. Quid de la forme du document ? Il n’y a pas de règles : ce sont les informations recueillies qui sont primordiales !

À ne pas considérer comme un état des lieux des us et coutumes de l’organisation, le rapport d’étonnement est avant tout un outil de management participatif et de communication interne. Ses bénéfices ? Encourager la créativité, faire émerger des solutions et de nouvelles idées, mais aussi accélérer l’intégration des nouveaux collaborateurs !

À noter
Vous voulez vous assurer que le rapport d’étonnement soit pertinent et constructif ? Soumettez-le au nouveau collaborateur avant qu’il n’atteigne trois mois d’ancienneté !

Obtenir des rapports d’étonnement efficaces : nos conseils

Si la forme et le contenu du rapport d’étonnement peut varier, c’est à vous de l’optimiser pour en faire un outil pratique et, surtout, constructif. Voici deux conseils à suivre pour y parvenir !

Donnez un modèle à vos collaborateurs

Pour que le rapport d’étonnement de votre nouvelle recrue soit efficace, mieux vaut le modéliser formellement. Succinct (2 à 3 pages maximum), le document contient généralement plusieurs parties que vous pouvez organiser en fonction de vos objectifs : perfectionnement des produits / services, optimisation de la gestion des collaborateurs, amélioration des locaux...

Pour chaque partie, la trame de fond doit vous permettre d’identifier facilement trois types d’étonnements :

  • l’étonnement positif ;
  • la surprise neutre ;
  • la déception ou la déstabilisation.
Inspirez sans influencer

Pour éviter que vos collaborateurs ne s’égarent, donnez-leur les grands axes que vous souhaiteriez retrouver dans le rapport d’étonnement. Encouragez-les, par exemple, à donner leur opinion sur la dernière mesure mise en place. Vous toucherez ainsi l’esprit critique des nouveaux employés, qui pourront manifester leur curiosité et leur créativité. Incitez-les à être sincères et francs, à proposer des solutions et des améliorations aux problèmes évoqués.

Rapports d’étonnement : comment les traiter ?

Vous avez proposé des rapports d’étonnement à vos nouvelles recrues ? Félicitations ! Pour que cette nouvelle démarche soit efficace, il vous reste désormais à les analyser...

  • Tout d’abord, il est indispensable de prendre du recul et de ne pas juger les points négatifs : le but du rapport d’étonnement est d’avoir un œil « naïf » sur l’entreprise.
  • Il vous faudra ensuite débriefer avec la nouvelle recrue, pour mieux comprendre son étonnement et en savoir plus sur certains points. N’oubliez pas que tous les éléments recueillis peuvent vous aider à adapter votre stratégie de gestion de carrière, la réorganisation de votre entreprise et / ou la qualité de vie au travail.

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  • Enfin, pensez à relever tous les étonnements identifiés, quelle que soit leur nature. S’ils concernent des actions déjà en place dans l’entreprise, ils vous permettront d’analyser et d’évaluer les bénéfices apportés. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez en profiter pour repenser les bonnes pratiques existantes et en instaurer de nouvelles !

Des remarques encourageantes aux déceptions en passant par de belles suggestions, un rapport d’étonnement peut dévoiler des dysfonctionnements majeurs ou mettre l’accent sur une bonne méthode. Il représente une ressource précieuse dans une optique d’amélioration continue, de résolution de problèmes par la créativité et l’innovation managériale !

Crédit photo : Shutterstock / Masson

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