Chaque année, les Urssaf conduisent près de 54 000 contrôles de cotisations (1) et les services de l’Inspection du travail environ 300 000 interventions (2). Des initiatives souvent redoutées par les responsables RH et/ou les employeurs, qui ne sont jamais complètement à l’abri d’une erreur dans l’application du très complexe droit du travail et de la Sécurité sociale français. Comment se déroulent-ils ? Comment les préparer ? Quelles sont leurs conséquences ? Les réponses à vos questions !
Contrôle des Urssaf : modalités et conséquences
Que vous soyez employeur ou travailleur indépendant sans salarié, vous
pouvez faire l'objet d'un contrôle dès lors que vous êtes redevable de
cotisations sociales. Il s’agit d’en vérifier l’assiette, le taux et le
calcul (
art. L243-7 du Code de la Sécurité sociale).
Le cas échéant, vous êtes averti préalablement par l’envoi d’un avis de contrôle, qui précise notamment sa
date, la période de cotisation contrôlée et les documents à tenir à disposition de l’agent en charge
de l’intervention. Il s’agit généralement :
-
des déclarations sociales nominatives, des bordereaux de cotisations,
des bulletins de salaire, des dossiers du personnel, des contrats de
travail… ;
-
des bilans et grands livres comptables ;
-
des liasses fiscales et avis d’imposition ;
-
des statuts de votre société, et des éventuels jugements de conseils de
prud’hommes dont vous faites l’objet ;
-
des justificatifs de frais (notes de restaurant, certificat
d'immatriculation des véhicules, etc.).
Mais d’autres pièces peuvent vous être demandées, et certains de vos
collaborateurs peuvent aussi être rencontrés par l’inspecteur.
Depuis 2017, les entreprises de moins de 11 salariés peuvent être contrôlées sur
pièces (
art. R243-59-3 du Code de la Sécurité sociale) : l’inspecteur effectue le contrôle depuis ses bureaux, sur la base
des documents qu’il demande et qui doivent lui être transmis.
À l’issue du contrôle, l’inspecteur transmet à l’entreprise ses
conclusions, qui peuvent confirmer (
art. R243-59 du Code de la Sécurité sociale) :
-
soit la bonne application de l’ensemble des législations, et donc
l’absence de redressement ;
-
soit la nécessaire régularisation des cotisations, en faveur de
l’entreprise ou en faveur des organismes sociaux chargés de leur
recouvrement ;
-
des éventuelles recommandations pour l’avenir.
En 2020, les Urssaf ont effectué près de 54 000 contrôles de cotisations (1).
7 contrôles sur 10 ont donné lieu à une régularisation : 500 millions d’euros ont été régularisés par les entreprises
concernées, et 70 millions d’euros indument perçus leur ont été
restitués.
Les principaux motifs de régularisation ont été :
- les rémunérations non soumises à cotisations, qui
représentent 29,5 % des erreurs d’application de la législation (par
exemple les primes liées à l’intéressement des salariés, les
gratifications…) ;
- les exonérations de cotisations en faveur de l’emploi,
elles aussi sources fréquentes d’erreur de la part des entreprises
(28,6 %) ;
- les frais professionnels et autres déductions fiscales
(12,3 %).
Inspection du travail : comment se déroulent ses
interventions ?
Les contrôles de l’Inspection du travail visent à s’assurer de la bonne application du droit du travail (
art. R8112-1 à
R8112-6 du Code du travail), par exemple :
-
De la conformité des déclarations d'embauche et des
contrats de travail ;
-
Du respect de l’exécution des contrats, notamment en
matière de durée du travail ;
-
De la sécurité des salariés (conformité des locaux,
conditions de travail, prévention des risques professionnels) ;
-
De la conformité de l’ensemble des documents et des affichages
obligatoires en vertu du droit du travail…
> À lire aussi :
Subventions Prévention TPE : jusqu’à 25 000 € pour renforcer la
sécurité de vos salariés
Des axes prioritaires d’intervention sont régulièrement donnés aux
services d’Inspection du travail par l’État. Ces priorités doivent
concerner chaque année au moins 50 % de leurs interventions. En 2021,
il s’agissait (2) :
- du contrôle du détachement des travailleurs ;
- de la lutte contre le travail illégal et de la fraude à l’activité partielle ;
- de l’égalité professionnelle ;
- de la santé et de la sécurité au travail (Covid-19,
amiante, chutes de hauteur, etc.).
> À lire aussi :
Recrutement en TPE-PME : quel contrat de travail choisir ?
À la différence des contrôles des Urssaf, ceux de l’Inspection du travail peuvent avoir lieu
sans avertissement préalable, dans les locaux de l’entreprise auxquels les agents de contrôle doivent
pouvoir avoir accès, ou sur pièces. Même en cas d’absence de l’employeur ou
de son responsable des ressources humaines, un ensemble de documents doit
donc toujours être prêt à présenter en cas de contrôle. Il s’agit
principalement :
-
de leurs chantiers et autres lieux de travail à caractère temporaire (
art. R8113-1 du Code du travail) ;
-
des différents registres obligatoires : registre
unique du personnel, registre unique de sécurité, registre des
accidents du travail, etc. ;
-
des justificatifs des déclarations d'embauche ;
-
des contrats de travail de vos salariés, descontrats de mission de vos intérimaires, et des conventions de vos stagiaires le cas échéant ;
-
des bulletins de paie ;
-
les documents en lien avec de précédents contrôles
d’inspection du travail, d'hygiène et sécurité ;
-
des fiches médicales d'aptitude des collaborateurs
(attestations de la médecine du travail) ;
-
des documents relatifs à l'évaluation des risques en entreprise (DUER) ;
-
de l'ensemble des documents permettant de comptabiliser précisément le temps de travail réalisé par les salariés.
> À lire aussi :
TPE-PME : les aides pour élaborer votre DUER
Dans la grande majorité des cas, un contrôle d’Inspection du travail se
conclut par la remise d’une simple lettre d’observation (pour les 2/3 des contrôles
effectués en 2019 (2)) : soit elle atteste de la régularité
de l’entreprise contrôlée, soit elle formule des recommandations (à
suivre, sous peine de sanction lors d’un prochain contrôle).
Le contrôle peut aussi se conclure par une mise en demeure : vous disposez alors d’un délai
précis pour vous mettre en conformité et éviter une sanction, à l’issue
duquel vous serez certainement de nouveau contrôlé.
En cas de manquements plus graves constatés, l’Inspecteur du travail
peut appliquer des sanctions, qui n’ont concerné que 20 % des contrôles
effectués en 2019 (2) :
- décider d’imposer une amende administrative à
l’entreprise (qui peut aller jusqu’à 10 000 € par manquement) ;
- établir un procès-verbal, alors transmis au
procureur de la République qui pourra engager des poursuites pénales ;
- éventuellement, suspendre un chantier ou une activité, lorsque les
salariés y encourent un danger trop important.
> Bon à savoir : le droit à l’erreur, un droit ouvert aussi aux employeurs !
Le droit du travail et de la Sécurité sociale français est d’une grande
complexité : omettre certaines de ses dispositions ou mal les appliquer
peut exceptionnellement arriver. Une réalité entérinée par
la loi du 10 août 2018, qui reconnaît notamment aux employeurs
un droit à l’erreur leur permettant de la rectifier sans sanctions
pécuniaires, par exemple lors du remplissage d’une déclaration sociale ou fiscale, si
seulement celle-ci a été commise de bonne foi.
Ce droit ne s’applique pas aux cas de manquements graves aux règles du
droit du travail, des droits sociaux et de la sécurité, susceptibles de
poursuites pénales. Elle ne s’applique pas non plus, en général, pour les retards et les
omissions de déclaration dans les délais prescrits.
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(1)
Urssaf, Rapport d’activité 2020, L’essentiel 2020 sur le contrôle des
cotisants.
(2)
Inspection du travail : Bilan 2019 et 2020, perspectives 2021.