Si chaque entreprise a ses habitudes en matière d’accueil des nouveaux salariés, la généralisation du télétravail, entraînée par la crise sanitaire, change quelque peu la donne. Il faut désormais décliner ses processus lorsque les collaborateurs réalisent leur période d’onboarding à distance. Zoom sur quelques bonnes pratiques.
Avant le jour J : amorcer l’onboarding du nouveau
salarié
Plusieurs semaines peuvent s’écouler entre l’issue favorable d’un entretien
d’embauche et l’arrivée effective du candidat retenu dans l’entreprise. Cet
intervalle peut être mis à profit pour commencer à tisser des liens avec le futur salarié et
éviter de le laisser dans le flou jusqu’au jour J :
- Appel téléphonique pour préciser certains points de vive
voix : comment venir récupérer son matériel, quelles sont les mesures et
les plannings mis en place avec la Covid-19…
- Envoi d’un email avant le premier jour avec tout ce dont
il a besoin : programme de sa première journée, personne référente, adresse
email professionnelle, trombinoscope ou courte présentation de l’équipe
pour l’aider à se repérer pendant les premières visioconférences…
Il est toujours agréable de se sentir attendu ! Vous montrez, en plus, que
vous êtes disponible et à l’écoute, même à distance.
L’arrivée de la nouvelle recrue doit aussi être préparée avec l’équipe :
- Rendez-vous de présentation fixés à l’avance dans les
agendas de chacun.
- Choix d’un « parrain » ou d’une « marraine » : une
personne référente disposant des bonnes qualités professionnelles et
personnelles pour l’accompagner pendant ses premières semaines au sein de
l’entreprise.
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Premiers jours dans l’entreprise : un parcours fléché pour
concilier autonomie et accompagnement
Même en possédant toutes les soft skills requises, on peut vite se
sentir un peu seul derrière son écran les premiers jours… D’où l’intérêt
d’un programme bien rythmé afin d’éviter les temps morts. Voici quelques
étapes incontournables pour un salarié rapidement opérationnel et à l’aise
dans son nouvel environnement :
- Présentation des valeurs et de l’organisation de l’entreprise.
- Visioconférence de bienvenue avec l’ensemble de l’équipe (avec les
webcams allumées, si possible !).
- Point individuel avec chaque collaborateur pour mieux faire connaissance
et comprendre le rôle de chacun.
- Formation aux outils.
L’onboarding peut aussi s’appuyer sur la gamification.
Il sera alors découpé en plusieurs courtes missions à
réaliser dans des délais impartis : contacter telle personne pour faire le
point, prendre connaissance de la charte de l’entreprise, créer son compte
sur tel outil, suivre un tutoriel…
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Réussir à souder l’équipe à distance
Réussir à créer des liens entre les salariés, tout un programme quand les
discussions près de la machine à café, les pauses cigarette ou encore les
déjeuners entre collègues ont disparu… Pendant les périodes de télétravail,
il est donc important de préserver des espaces d’échanges informels en plus petit
comité.
Certaines entreprises mettent ainsi en place des « cafés virtuels » une ou
plusieurs fois par semaine afin de permettre aux salariés d’évoquer des
sujets variés et de se découvrir des points communs, en dehors de la sphère
professionnelle. Laissez la place à ce genre de rituel au sein de vos
équipes, grâce à des outils conversationnels et collaboratifs comme Slack.
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Rester à l’écoute des salariés en télétravail
Avec une équipe à distance, il est plus difficile pour les RH ou les
managers de s’assurer de la bonne intégration de la nouvelle recrue. Il est
donc indispensable de penser à un système pour recueillir le retour
d’expérience.
Un débrief quotidien de 5-10 min en fin de journée
entre le nouvel employé et son parrain ou sa marraine peut par exemple être
instauré, dans une ambiance détendue. Cet appel vidéo permettra de vérifier
le moral des troupes et de construire une relation privilégiée, en dehors
d’un cadre hiérarchique.
Vous pouvez aussi demander aux personnes récemment embauchées de rassembler
leurs premières impressions dans un « rapport d’étonnement », afin d’ajuster si besoin votre
procédure d’onboarding.
L’onboarding participe pleinement de la marque employeur : même en ligne,
innovez et modelez-le en fonction de votre culture d’entreprise !
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