Vous rencontrez des difficultés avec la gestion des temps et des activités (GTA) de votre entreprise ? Et si la badgeuse était la solution ? Attention, cependant à vérifier quelques points avant de vous lancer…
Horaires fixes, flexibles, astreintes, heures supplémentaires, temps de pause… Le relevé d’heures peut devenir un casse-tête pour l’administration d’une entreprise. Pourtant, le décompte de la durée de travail est une obligation légale, notamment dans le cas d’horaires individualisés. La solution la plus simple : installer une badgeuse.
Les 3 avantages de la badgeuse pour votre GTA
1) La badgeuse mesure le temps de travail… et vous en fait gagner
Chloé bénéficie d’horaires individualisés, Jean est à temps partiel, Louis a pris une astreinte la semaine dernière et Laurent vous assure avoir fait 5 heures supplémentaires. Vient le moment de coucher le nombre d’heures réalisées sur le bulletin de paie... Et vous n’avez comme source qu’un simple tableur où la moitié des informations manquent ! Avec une badgeuse, vos salariés n’ont qu’à scanner leur badge en début et fin de journée, de cycle ou même de projet et l’information remonte automatiquement dans votre logiciel de pointage.
2) La badgeuse peut vous aider à réorganiser le temps de travail de votre entreprise et vous informer des besoins en recrutement
L’un des principaux bénéfices d’un système de pointage automatisé ? La précision des données fournies. Prenons un exemple : pendant les périodes des fêtes, les commandes de l’entreprise logistique « X » ont doublé. Mais au moment de calculer le chiffre d’affaires, les bénéfices ne sont pas aussi bons que ce que l’entreprise pouvait espérer. Grâce à un logiciel de pointage, il est possible d’identifier immédiatement l’origine du déficit : cette fameuse commande inattendue qui avait entrainé de nombreuses heures supplémentaires pour les opérateurs sur une semaine. Avec cette information, il est possible de prévoir un recrutement supplémentaire pour cette période l’année suivante.
3) La badgeuse permet d’éviter les conflits
On mesure facilement l’incidence des retards sur l’entreprise, mais moins celle sur l’esprit d’équipe. Un système de pointage réduit le nombre de retards intempestifs et met chaque collaborateur sur un pied d‘égalité. La badgeuse est aussi un juge neutre en matière d’heures supplémentaires : elle donnera l’heure et seulement l’heure, que ce soit en faveur de l’entreprise ou du collaborateur.
Lire aussi : Comment gérer des conflits entre collaborateurs ?
Quelques précautions avant d’installer une badgeuse
L’installation d’un système de badgeage n’est pas anodine. Avant de sauter le pas, quelques étapes sont à respecter.
1) Informez les instances représentatives du personnel
Informez vos délégués du personnel de la future mise en place d’un système de contrôle des horaires. Il n’est pas nécessaire de demander leur accord, mais d’assurer la transmission aux salariés de plusieurs informations :
- Les finalités poursuivies par le dispositif de badgeage
- Le ou les destinataires des données recueillies par votre badgeuse (membres habilités des services gérant le personnel, la paie, ou la sécurité)
- L’existence du droit d’opposition des salariés (seulement pour motif légitime)
- Les droits d’accès et de rectification
2) Choisissez un logiciel de pointage adapté à votre besoin
Le conseil peut sembler évident, mais chaque entreprise a des besoins différents en fonction du nombre de collaborateurs, leurs contrats, leurs horaires... Un exemple ? Les entreprises faisant appel à des intérimaires doivent notamment renseigner leur relevé d’heures auprès de l’entreprise de travail temporaire. Comment optimiser cette étape quand on a plusieurs intérimaires ? Adecco propose le logiciel Clic&Staff*, permettant d’enregistrer et transmettre les relevés d’heures des intérimaires pouvant venir de 130 enseignes de travail temporaire différentes. Le logiciel peut être connecté à une badgeuse, permettant d’effectuer le relevé automatiquement et gérer l’ensemble des heures des intérimaires en un seul lieu. Un système précieux pour les RH gérant des intérimaires sur plusieurs sites, par exemple.
3) Déclarez votre système à la CNIL
Rassurez-vous : cette étape ne prend que quelques minutes et peut être réalisée en ligne ou par courrier. Le système de pointage est nominatif, ce qui relève des données personnelles. Il est donc nécessaire d’informer la CNIL du procédé en place. A noter que si vous disposez d’un correspondant informatique et libertés, il n’est pas nécessaire de contacter la CNIL, mais seulement d’enregistrer l’existence du dispositif dans le registre.
Installer un système de pointage est un investissement rapidement rentabilisé au vu des économies de temps réalisés pour l’administratif ! Vous souhaitez continuer d’optimiser le travail dans votre entreprise ? Découvrez 8 astuces pour booster la productivité de vos équipes !
Merci à Daniel Desplats, responsable Commercial e-Solutions Clients de The Adecco Group, pour son expertise sur le sujet.
*Pour toute information complémentaire concernant Clic&Staff, contactez Daniel Desplats par mail ou au 06.72.18.36.67.