Onboarding à distance : bien intégrer vos nouvelles recrues

Si chaque entreprise a ses habitudes en matière d’accueil des nouveaux salariés, la généralisation du télétravail, entraînée par la crise sanitaire, change quelque peu la donne. Il faut désormais décliner ses processus lorsque les collaborateurs réalisent leur période d’onboarding à distance. Zoom sur quelques bonnes pratiques.

Avant le jour J : amorcer l’onboarding du nouveau salarié

Plusieurs semaines peuvent s’écouler entre l’issue favorable d’un entretien d’embauche et l’arrivée effective du candidat retenu dans l’entreprise. Cet intervalle peut être mis à profit pour commencer à tisser des liens avec le futur salarié et éviter de le laisser dans le flou jusqu’au jour J :

• Appel téléphonique pour préciser certains points de vive voix : comment venir récupérer son matériel, quelles sont les mesures et les plannings mis en place avec la Covid-19…
• Envoi d’un email avant le premier jour avec tout ce dont il a besoin : programme de sa première journée, personne référente, adresse email professionnelle, trombinoscope ou courte présentation de l’équipe pour l’aider à se repérer pendant les premières visioconférences…

Il est toujours agréable de se sentir attendu ! Vous montrez, en plus, que vous êtes disponible et à l’écoute, même à distance.

L’arrivée de la nouvelle recrue doit aussi être préparée avec l’équipe :

• Rendez-vous de présentation fixés à l’avance dans les agendas de chacun.
• Choix d’un « parrain » ou d’une « marraine » : une personne référente disposant des bonnes qualités professionnelles et personnelles pour l’accompagner pendant ses premières semaines au sein de l’entreprise.

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Premiers jours dans l’entreprise : un parcours fléché pour concilier autonomie et accompagnement

Même en possédant toutes les soft skills requises, on peut vite se sentir un peu seul derrière son écran les premiers jours… D’où l’intérêt d’un programme bien rythmé afin d’éviter les temps morts. Voici quelques étapes incontournables pour un salarié rapidement opérationnel et à l’aise dans son nouvel environnement :

• Présentation des valeurs et de l’organisation de l’entreprise.
• Visioconférence de bienvenue avec l’ensemble de l’équipe (avec les webcams allumées, si possible !).
• Point individuel avec chaque collaborateur pour mieux faire connaissance et comprendre le rôle de chacun.
• Formation aux outils.

L’onboarding peut aussi s’appuyer sur la gamification. Il sera alors découpé en plusieurs courtes missions à réaliser dans des délais impartis : contacter telle personne pour faire le point, prendre connaissance de la charte de l’entreprise, créer son compte sur tel outil, suivre un tutoriel…

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Réussir à souder l’équipe à distance

Réussir à créer des liens entre les salariés, tout un programme quand les discussions près de la machine à café, les pauses cigarette ou encore les déjeuners entre collègues ont disparu… Pendant les périodes de télétravail, il est donc important de préserver des espaces d’échanges informels en plus petit comité.

Certaines entreprises mettent ainsi en place des « cafés virtuels » une ou plusieurs fois par semaine afin de permettre aux salariés d’évoquer des sujets variés et de se découvrir des points communs, en dehors de la sphère professionnelle. Laissez la place à ce genre de rituel au sein de vos équipes, grâce à des outils conversationnels et collaboratifs comme Slack.

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Rester à l’écoute des salariés en télétravail

Avec une équipe à distance, il est plus difficile pour les RH ou les managers de s’assurer de la bonne intégration de la nouvelle recrue. Il est donc indispensable de penser à un système pour recueillir le retour d’expérience.

Un débrief quotidien de 5-10 min en fin de journée entre le nouvel employé et son parrain ou sa marraine peut par exemple être instauré, dans une ambiance détendue. Cet appel vidéo permettra de vérifier le moral des troupes et de construire une relation privilégiée, en dehors d’un cadre hiérarchique.

Vous pouvez aussi demander aux personnes récemment embauchées de rassembler leurs premières impressions dans un « rapport d’étonnement », afin d’ajuster si besoin votre procédure d’onboarding.

L’onboarding participe pleinement de la marque employeur : même en ligne, innovez et modelez-le en fonction de votre culture d’entreprise !

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