Déclaration sociale : votre effectif est-il bien au complet ?

Changement d’échelle, développement sur de nouveaux marchés ou augmentation d’activité : de nombreuses circonstances conduisent à recruter… au risque parfois de changer de seuil d’effectif salarié, et de voir donc le poids de ses charges sociales augmenter. La loi PACTE devrait toutefois participer à réduire significativement l’impact de ces franchissements. En attendant, faisons le point sur les salariés qui comptent, ou non, dans vos déclarations.

Quels salariés comptabiliser dans votre effectif, et comment ?

Vous le savez, de votre effectif salarié dépend votre assujettissement à de nombreuses obligations sociales. Cotisations sur les heures supplémentaires, participation à la formation professionnelle, déclaration d’emploi des travailleurs handicapés, élection d’un Conseil Social et Économique (CSE)…

Sa mesure précise est donc déterminante. Mais si elle s’avère relativement simple à réaliser pour une entreprise bénéficiant d’une activité régulière sur l’année et de faibles mouvements du personnel, son calcul se complique en cas de turn-over important, de temps partiels et/ou de multiples recrutements ponctuels.

Selon l’article 1111-2 du Code du travail , les collaborateurs à comptabiliser dans l’effectif sont les :
  • salariés en CDI ;
  • travailleurs à domicile ;
  • salariés en CDD ;
  • salariés intermittents ;
  • salariés mis à disposition (s’ils travaillent dans l’entreprise depuis au moins un an) ;
  • salariés intérimaires.

Pour cette dernière catégorie, une exception existe : les intérimaires n’ont pas à être comptabilisés s’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat a été suspendu.

Le calcul de l’effectif moyen dépend ensuite du temps de présence mensuel de chacun de ces collaborateurs dans l’entreprise. Les salariés à temps plein, ainsi que les travailleurs à domicile, comptent chacun pour une unité. Les salariés à temps partiel ou recrutés de façon ponctuelle sont pris en compte au prorata de leur nombre de jours calendaires de présence dans l’entreprise et de leur durée de travail.

Pour obtenir l’effectif global de l’entreprise au 31 décembre, il suffit ensuite d’additionner les effectifs moyens de chaque mois, et de diviser le résultat par 12.

>> Bon à savoir : que vos salariés soient absents (congé, arrêt de travail) ou que leur contrat soit suspendu (congé de maternité, congé d'adoption, congé parental d'éducation), ils doivent tout de même être pris en compte, à hauteur de leur durée légale ou conventionnelle de travail.

>> Peut-on remplacer un salarié absent pour une durée indéfinie ? La réponse ici.

Franchissement de seuils : quelles sont les conséquences ?

Recruter un ou plusieurs nouveaux collaborateurs cette année vous fera-t-il automatiquement franchir le Rubicon des charges sociales ? Dans tous les cas, ne laissez pas le sort en décider ! Le calcul prévisionnel de votre effectif global vous permet de savoir si vous atteindrez les seuils fatidiques des 11, des 20, des 50 ou des 250 salariés.

Et même si c’est le cas, un dispositif de lissage a été institué en 2018. Certaines obligations ne sont pas applicables immédiatement après le franchissement. C’est par exemple le cas de la participation à la formation professionnelle : en cas de passage à 11 salariés, le taux de cotisation n’évolue que progressivement sur 5 ans, de 0,55 % à 1 % de la masse salariale.

La loi PACTE , en cours d’adoption parlementaire, risque d’alléger encore davantage l’impact du franchissement de seuils. Seuls 3 niveaux principaux devraient être conservés : 11, 50 ou 250 salariés . Et en cas de dépassement, le projet de loi envisage qu’il n’emporte pas de conséquences sociales pendant les 5 années suivantes.

Malgré cela, si vous souhaitez ne prendre aucun risque, sachez que certaines catégories de collaborateurs sont exclues du décompte de votre effectif :

  • les apprentis ;
  • les salariés en contrat initiative-emploi (sauf au titre de l’effectif pour les élections au CSE, depuis le 1er janvier 2019) ; les salariés en contrat d'accompagnement dans l'emploi ;
  • les salariés en contrat de professionnalisation ;
  • et bien sûr les stagiaires.

>> Le saviez-vous ? Recruter des intérimaires en apprentissage, c’est possible !

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