Vous organisez régulièrement des points avec les différents membres de vos équipes, mais connaissez-vous les bonnes pratiques en la matière ? Est-il plus efficace de mettre en place des entretiens sur une base quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle ? Voici 4 situations qui vous aideront à choisir le bon rythme pour mieux encadrer une équipe !

Cas n°1 – Vous vous dites « une fois par an, c’est suffisant » ?

Vous êtes du genre à ne pas perdre de temps avec des points individuels. Vous organisez des réunions de projet avec l’ensemble de votre équipe, en plus d’un traditionnel entretien annuel d’évaluation (EAE) avec chaque collaborateur. C’est bien suffisant pour répondre à toutes les questions qui se sont posées entre-temps !

→ Mauvaise idée ! Vos collaborateurs ont besoin d’objectifs pour avancer, vous faire remonter les bonnes et les mauvaises pratiques. Avec un seul entretien par an, ils risquent de perdre le sens de leur job, de manquer de considération et ainsi de se lasser de leurs missions. Pour bien les accompagner dans leur quotidien, vous devez vous montrer attentif et disponible en leur proposant de s’entretenir plus souvent. Une fois par mois, par exemple ! Vous éviterez de passer à côté d’une bonne idée ou de continuer à appliquer de mauvais process. En prime, vos collaborateurs seront reconnaissants… et plus productifs !

Cas n° 2 – Vous faites un point chaque semaine pour que rien ne vous échappe ?

Vos collaborateurs disent que vous êtres un « control freak », vous vous voyez plutôt comme un perfectionniste : vous avez besoin d’avoir un rapport détaillé des tâches effectuées par chaque collaborateur lors d’un échange hebdomadaire. Vous n’hésitez pas à les convoquer dès que vous constatez un oubli.

→ Attention à ne pas trop en faire ! À moins qu’il s’agisse de nouveaux arrivés, scruter les faits et gestes des membres de votre équipe est inutile. Apprenez à rester zen en les laissant respirer ! Pour les suivis des chiffres, mettez des tableaux à remplir à leur disposition. Pour l’avancement d’un projet, privilégiez les points hebdomadaires à l’oral plutôt que les convocations, plus formelles. Enfin, pensez à mettre l’accent sur les questions plutôt que sur les reproches !

Cas n° 3 – Vous provoquez des points, mais surtout en temps de crise ?

Une commande imprévue, un projet qui prend du retard : vos équipes s’activent mais la crise est bien là. Vous provoquez un point pour déterminer l’origine de la défaillance.

→ Évitez de mettre de l’huile sur le feu une fois que tout va mal. En situation de crise, vos équipes attendent que vous soyez le leader et que vous montiez au front pour contenir les flammes. Mieux vaut donc anticiper en provoquant des points plus réguliers. Tous les mois, par exemple ! Vous pourrez ainsi prévenir d’éventuels problèmes.

Cas n° 4 – Vous déterminez la fréquence de vos points avec vos collaborateurs ?

Vous discutez avec vos collaborateurs de leurs besoins en matière de suivi. Vous leur faites comprendre que vous êtes disponible et à leur écoute, mais que vos échanges seront plus fructueux lors de temps dédiés.

→ Très bien ! Pour être le plus efficace possible, convenez d’une fréquence directement avec les intéressés. Les profils les plus expérimentés se contenteront d’un petit point hebdomadaire accompagné de rapports et d’un point mensuel officiel. Les nouveaux arrivés apprécieront un point hebdomadaire pour pouvoir discuter en toute tranquillité de leurs problématiques et des solutions à apporter. Adaptez-vous aux différents profils !

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Régularité, clarté et efficacité sont les maîtres mots à connaître pour encadrer une équipe. Des points récurrents et adaptés aux besoins de vos collaborateurs vous permettront de ne rater aucune information et de ne pas être interrompu par des questionnements incessants… Bonus : vos collaborateurs se sentiront considérés et gagneront en efficacité !

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