Coordinateur administration des ventes export (h/f)

  • Localisation
    Paris 14, Paris
  • Date de publication
    2022-05-07T21:41:08
  • Type de contrat
  • Fin de contrat
  • Rémunération
    3 000,00 €
  • Poste(s) à pourvoir
    1

Votre mission


Pour l'un de ses clients, spécialisé dans les solutions nutritionnelles, notre agence Adecco Paris Office recrute un coordinateur ADV (f/h) pour une mission d'intérim de 4 mois.


En collaboration avec le responsable hiérarchique, vous assurez le soutien de la relation client. Vous êtes responsable du bon traitement et du suivi des commandes depuis leur saisie jusqu’à leur recouvrement dans le respect des conditions contractuelles et des exigences client. Dans le cadre des commandes Export, vous organisez la logistique des commandes. Vos objectifs principaux doivent être la satisfaction client et le recouvrement des créances.


Vous aurez pour missions principales:


1/ Traitement Administratif de la commande:
Vous êtes responsable de :
- La vérification des informations stipulées dans la commande : prix, produit (existant), délai de paiement, moyen de paiement, etc ....
- La collecte de toutes les informations nécessaires à la saisie de la commande
- La saisie de la commande dans SAP
- L’envoi de l’accusé réception de commande au client
- La couverture du risque de change
- La mise à jour de la commande (quantité, prix, délais, taux de change, etc...)
- L’envoi d’instructions de marquages spécifiques complémentaires au CDC conditionnement
- La création de la livraison dans SAP et la transmission au Service Expéditions
- La création et l’édition de la facture dans SAP en respectant les délais de clôture facturation


2/ Suivi de la MAD
- Transmettre au service Supply Chain toutes les informations nécessaires à une bonne planification (contraintes L./C, attente paiement, échantillonnage, etc ...)
- S’assurer régulièrement auprès de la Supply Chain que les délais prévus seront respectés. Le cas échéant vous en informez votre responsable hiérarchique.


3/ Respect des contraintes réglementaires et sanitaires
Vous :
- Participez à la veille règlementaire concernant les contraintes sanitaires, documentaires, logistiques sur la zone dont vous avez la charge
- Participez à la communication avec la DDPP (Services Vétérinaires)


4/ Organisation de la logistique - Douane
Vous :
- Etes responsable de la demande de mise à jour des cotations à nos différents prestataires avant l’organisation de l’expédition de la commande (Export)
- Etes responsable de la mise à jour du tableau des coûts de transport concernant les destinations qu’il gère (Export)
- Participez à l’établissement du planning d’expédition
- Transmettez les informations en vue du dédouanement à l’Expert Douane/Facturation
- Etes responsable de l’organisation de la logistique et de l’inspection si nécessaire (Export)
- Donnez des instructions claires au Service Expédition en vue de l’organisation de la livraison des marchandises (transports maritimes/ routiers)
- Etes responsable de la coordination de l’enlèvement par le client en cas de vente EXW
- Etes responsable de la validation des factures de transport et d’inspection
- Participez au traitement des réclamations logistiques : en lien avec le TCS et avec le responsable ADV pour l’aspect Assurance
- Participez à la mise à jour du tableau des provisions de transport (informations à communiquer au référent Export)


5/ Credit Management - Recouvrement
Vous :
- Devez vous assurer de la mise en place des garanties de paiement (L/C, paiement par avance, assurance crédit ...) en conformité avec les conditions et délais prévus au contrat (avant fabrication, et/ou avant chargement)
- Anticipez un maximum d’ouvertures de Lettres de Crédit .
- Assurez la vérification des garanties de paiement (texte L/C, montant du paiement d’avance, montant de l’encours client, ...) et des demandes de modification éventuelles en lien avec le responsable credit management.
- Assurez le premier niveau de relance en cas de retard de paiement
- Transmettez au responsable credit management et à son responsable hiérarchique les informations qui peuvent retarder ou mettre en péril le recouvrement d’une créance.
- Assistez la comptabilité pour le rapprochement des règlements
- Transmettez au au Contrôle de Gestion les informations nécessaires à la mise en place de provisions sur Vente avant la date de clôture comptable


6/ Documentation
Vous êtes responsable :
- De l’émission de la documentation Export en conformité avec les exigences pays, clients et L/C
- De l’envoi des documents habituels (facture, bon de livraison, bulletin d’analyse,...) aux clients européens
- Du traitement des réclamations documentaires en lien.


7/ Suivi des agents
Vous:
- Etes responsable de l’envoi périodique aux agents des éléments nécessaires à la facturation des commissions
- Etes responsable de l’imputation des factures de commission
- Transmet au Service Commercial les factures de commission pour validation des éléments contractuels
- Transmettez au Responsable les factures de commission pour validation finale après encaissement des créances clients.


8/ Vous participez au bon fonctionnement du Service
- Dans le cadre des dossiers soumis à paiement sous crédits documentaires il effectue des contre-vérifications de documents préparés par ses collègues (Export)
- Vous assurez le remplacement des collègues absents et apporte un soutien à ceux qui font face à un surcroît d’activité.
- Vous transmettez par écrit aux collègues qui assureront son remplacement pendant son absence, toutes les informations nécessaires à une bonne reprise des dossiers (état d’avancement des dossiers, problèmes en cours, spécificités clients/pays, ...)
- Vous vous occupez de l’archivage des dossiers

Votre profil


Vous êtes titulaire d'un BTS Commerce ou êtes diplômé d'une Ecole de Commerce (Bac + 2 ou Bac + 3)
Vous avez une expérience de 2 à 10 ans d’expérience en Administration des Ventes et avez acquis des compétences sur les contraintes à l’international (garanties de paiement, incoterms), la logistique et la facturation.
Vous avez une bonne maîtrise des outils informatiques dont SAP, AS400, Microsoft Office, du Commerce international, des Outils et garanties de paiement à l’international et de la logistique Export.
Vous parlez anglais couramment.
Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre réactivité et votre dynamisme. Le sens des priorités, la diplomatie et un bon relationnel sont des qualités essentielles pour tenir ce poste. Compte tenu de l’environnement international, une sensibilité aux spécificités culturelles de nos clients est un facteur clé de succès du poste.


Informations complémentaires:

  • Mission de 4 mois
  • Lieu de mission: Paris - Porte de Vanves
  • Rémunération: 3000 euros brut /mois - sur 13 mois (versement du 13ème mois avec une condition d'ancienneté de 12 mois)
  • Horaires: 37h/semaine (12RTT par an)

A propos de nous

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Nos équipes sont présentes sur tout le territoire, avec plus de 900 agences. Quel que soit le contrat que vous cherchez : CDI, CDD, Intérim, CDI Intérimaire, CDI Apprenant ou alternance, nos experts travaillent chaque jour, pour vous guider vers ce qui vous correspond. Dès maintenant, devenez acteur de votre vie !

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Pour chacune de nos offres, nous nous assurons du respect des mesures de distanciation et barrières mises en œuvre dans les entreprises, ainsi que de la mise à disposition des équipements nécessaires à votre protection.