Votre mission
L’Assistant d’Exploitation est rattaché directement aux Responsables d’Exploitation. Il a pour mission d’assurer l’interface administrative et documentaire entre l’Exploitation et le Service Administratif pour la pré-facturation, le suivi des heures et frais conducteurs. Il assure également les différents Reporting Clients et les saisies de commandes. Il apporte une assistance sur la relation client, sur le volet qualité au sein de l’équipe d’exploitation mais toujours en lien avec les Responsables d’Exploitation. 1.
SQE (Sécurité Qualité Environnement)
- Appliquer les procédures et instructions, - Identifier et enregistrer toute réclamation client et tout problème relatif aux prestations offertes, au processus ou au système qualité, - Proposer des solutions pour traiter et éviter le renouvellement des défaillances rencontrées, - S’assurer de sa propre compétence et de sa qualification pour satisfaire aux exigences des activités confiées et identifier ses besoins en matière de formation, - Coopérer aux audits Q.H.S.E. internes et externes concernant leur fonction, - Exercer son droit de retrait quand la situation présente des risques, - Interrompre toute manœuvre qu’il ou qu’elle juge dangereuse et/ou en écart avec les procédures et instructions, et alerter immédiatement sa hiérarchie, - Remonter tout incident ou presque incident ainsi que toute situation à risque à sa hiérarchie, - Remonter toute réclamation Client et tout problème relatif aux prestations offertes, au processus ou au système qualité.
2. Pré-facturation
- Appliquer les procédures et instructions, - Rapprochement lettres de voiture - commandes, - Affectation ACS Trans – vérification – validation - Reporting clients (tableaux Excel
3. Tâches Exploitation
- Saisies des commandes (Logiciel ACS Trans – Truck Online), - Gestion du planning des absences/congés suivant données remises par R.E, - Récupération et contrôle des frais conducteurs (TOL), - Contrôle des Données Sociales (synthèses activités) avec les Exploitants et transmission après validation du R.E, - Réception appel clients, enregistrement et transmission des appels ou demandes aux exploitants, - Réception appels conducteurs, récupérations des infos pour transmissions aux exploitants ou transmissions des missions conducteurs (ACS Trans – TOL), - Enregistrement intervention sur véhicules dans ACSPARC après validation des RE, - Recherche de fret – Gestion affrètement en relation avec les exploitants
4. Tâches administratives - Collaboration étroite avec les R.E, avec le pilote du Processus Qualité Transporter et Stocker (gestion des litiges, et informations à transmettre / outil QUALIOS, coopère aux Audits Q.S.H.E. internes ou externes de ce processus, - Assistance aux Responsables d’Exploitation dans la mise à jour des dossiers Clients ou Fournisseurs, - Secrétariat, classement documents transports, techniques et commerciaux.
Votre profil
Savoirs et savoir-faire :
- Maîtrise de l’informatique (Word, Excel, Power Point, Outlook), - Formation de type Bac minimum, une première expérience dans le domaine de l'exploitation, - Organisation du travail.
Savoir-être : - Polyvalence et rigueur, - Dynamisme, - Responsable et engagé, - Réactivité, - Sens de l’organisation,
Salaire 11.79 € + TR 8.81 € horaires : 9h/18h
Profil junior accépté.
A propos de nous
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