Assistant Administration Des Ventes (H/F)

Votre agence Adecco Sablé sur Sarthe recrute pour son client situé à Précigné, UN(E) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF, COMMERCIAL, ADV H/F en CDI.

L'entreprise est spécialisée dans la distribution en France et à l'export de munitions de petits calibres et de leurs systèmes d'armes associés à l'attention des administrations.

Dans le cadre de procédures, directives et consignes définies par la Direction Générale, vous serez en charge de :
- Assurer la mise en forme, l'envoi, et l'archivage de documents techniques et commerciaux internes ou externes dans le respect de la charte graphique, des règles de confidentialité et des délais.
- Assurer la gestion des contrats de vente de la BU, afin de permettre à l'entreprise de respecter ses engagements contractuels, garantir ses droits et ses résultats dans le respect de la Qualité et des délais.

Dans le cadre de la gestion commerciale et administrative, vos missions sont les suivantes :
- Réaliser la frappe et la mise en forme de documents techniques, commerciaux et des comptes rendus de la BU (en Français, Anglais) (l'Allemand ou l'espagnol serait un plus) nécessitant notamment l'insertion de graphismes, images, dessins et leur diffusion
- Savoir utiliser les outils du pack office : Word, Excel, PDF et PPT dans leur version à jour.
- Effectuer la recherche de fichiers spécifiques sur réseau.
- Garantir la mise à jour et l'archivage de l'ensemble de la documentation du Service
- Archiver et respecter les procédures concernant les documents confidentiels : Enregistrement, réalisation, expédition, remise en interne des documents contre visas, classement, archivage, et destruction.
- Tenir à jour et archiver les registres réglementaires liés à l'activité.
- Assurer l'inventaire des documents classifiés " DEPART " et " ARRIVEE " à travers un listing nominatif des détenteurs.
- Enregistrer l'arrivée du courrier
- Mettre en forme si nécessaire tous les documents reçus des fournisseurs et/ou partenaires commerciaux.
- Organiser et superviser la sous-traitance des dossiers nécessitant une frappe importante (Traduction de documents fournisseurs et de réponse à Appel d'offres)
- Gérer les fournitures de bureau de la BU
- Gérer les abonnements de la BU
- Réaliser la gestion des pointages d'heures des collaborateurs
- Mettre en place et gérer les différents tableaux de bord, participer à la mise en place des outils de gestion (en relation avec le service informatique)
- Assurer le secrétariat courant (frappe, classement, archivage...)

Dans le cadre de la gestion des contrats :
- Vérifier et saisir la commande (issue du marché notifié) dans le système d'information.
-Assurer le suivi des contrats (délais, échéancier de paiement, ...)
- Entreprendre toutes les actions nécessaires au suivi des contrats en collaboration avec les services commerciaux et achats : Respect des clauses contractuelles, délais, relations clients...
- Entretenir avec les clients de relations de confiance et de transparence dans le traitement des commandes ou marchés ;
- Planifier et gérer les demandes de financement, suivre les règlements ;
- Mettre à jour les prévisions de trésorerie.

Gestion des exportations :
- Initier et suivre les démarches d'obtention des AEMG relatives aux contrats soumis à la procédure LICENCE ;
- Organiser, ordonnancer et suivre tous les transports, export en particulier (Relations avec les douanes, les transporteurs...).
- Prendre en comptes les aspects réglementaires en matière de transports ;
- Gérer les garanties bancaires (Suivre validité et demander main levée)
- Contribuer à l'analyse des crédits documentaires, les faire modifier si nécessaire ;
- Etablir les documents requis pour les remises documentaires ;
- Etablir les dossiers d'exportation et assurer nos relations avec les banques.

Vous êtes titulaire d'un diplôme en administratif et/commerce et justifiez d'une expérience similaire de 5 ans minimum.


Toutes nos offres sont ouvertes aux personnes en situation de handicap