Votre mission
Nous recherchons pour l'un de nos clients basé sur Jouy-le-Moutier, un Assistant administratif h/f pour une mission d'intérim.
Vos principales missions seront les suivantes:
- Organiser la logistique des actions de formation continue en liaison avec les formateurs internes & externes, les référents, les clients, la Gestion Délégué des Plans de formation et les intervenants,
- Gérer les aspects administratifs des actions de formation : stagiaires, formateurs, fournisseurs,…
- Assister les équipes de formateurs dans les actions de formation,
- Mettre à jour les données concernant les stagiaires et les entreprises de rattachement (logiciel CAMPEO) : saisir les informations sur les stagiaires dans le logiciel adapté et les informations complémentaires si nécessaire,
- Créer les sessions dans les outils ad hoc en fonction de la planification,
- Préparer l’ouverture de la session: éditer la feuille de présence, les chevalets,...
- Reprographier les supports pédagogiques et les envoyer sur site ,
- Préparer les évaluations : adapter et éditer les supports d’évaluation,
- Gérer les habilitations : mettre à jour les informations sur les stagiaires et les entreprises de rattachement, compléter et vérifier les cartes,
- Réserver les salles de formation & l’hébergement et transmettre la liste des stagiaires ,
- Gérer les convocations : envoyer les convocations aux stagiaires / à la GDP, traiter les coupons réponses des stagiaires,
- Réaliser l’ouverture de la session : présenter la société, les éléments logistiques nécessaires au bon déroulement du stage,
- Réaliser la clôture de la session : animer le tour de table d’évaluation à chaud et recueillir les questionnaires d’évaluation,
- Effectuer le suivi des présences et transmettre les éléments aux différents financeurs (OPCA, BU,…),
- Saisir les éléments nécessaires à l’édition de la facture : stagiaires absents, coûts pédagogiques, etc.,
- Réaliser les devis et les factures, Saisir, traiter les questionnaires d’évaluation et élaborer une synthèse, Proposer des plans d’action suite à dysfonctionnements, Participer aux réunions, Archiver les documents réglementaires à conserver.
Votre profil
Idéalement titulaire d'un BAC ou BAC+2 dans l'assistanat, vous disposez d'une expérience réussie sur un même poste. La connaissance de la réglementation de la formation serait un plus.
Connaissances : Google Messagerie – Google Agenda – Outils Google– connaissance des dispositifs de formation Comportement : Savoir travailler en autonomie et en équipe - Respecter les règles de confidentialités - Être disponible, rigoureux, rapide, précis - Savoir gérer les priorités – Avoir le sens de l’organisation et du service client / aisance relationnelle – Avoir des qualités rédactionnelles
A propos de nous
Premier réseau d'agences d'emploi en France, Adecco a développé un savoir-faire unique de proximité et met toutes ses compétences à votre service.
Nos équipes sont présentes sur tout le territoire, avec plus de 900 agences. Quel que soit le contrat que vous cherchez : CDI, CDD, Intérim, CDI Intérimaire, CDI Apprenant ou alternance, nos experts travaillent chaque jour, pour vous guider vers ce qui vous correspond. Dès maintenant, devenez acteur de votre vie !