Avec la dématérialisation, les inconditionnels du papier et de son odeur d’encre fraîche vont devoir se faire une raison : la révolution est en marche ! Demande de congés via un intranet, génération automatique d’attestation d’employeur, signature de contrat en ligne… Pour votre entreprise, la dématérialisation ne manque pas d’avantages !
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La dématérialisation, qu’est-ce que c’est ?
La dématérialisation consiste à remplacer les supports d’information matériels, généralement papiers, par des documents numériques. Elle marche main dans la main avec la gestion électronique des documents (GED de son petit nom) qui, en dématérialisant les procédures et les flux, est très utile à la gestion de projet.
En bref, les quatre piliers de la dématérialisation sont : la création, la gestion, la diffusion et la conservation des documents informatisés (courriers, factures, commandes, règlements…). Concrètement :
- les logiciels des ordinateurs sont remplacés par les logiciels SaaS (software as a service), installés sur des serveurs ;
- la signature des contrats de visu ou par courrier est remplacée par la signature électronique de contrats en ligne ;
- les courriers et les factures sont numériques, enregistrés sur le cloud au lieu d’être imprimés et rangés dans un placard.
Les avantages de la dématérialisation
1/ Limiter les déplacements de formalité
Avec la dématérialisation, il est possible de donner accès à des bulletins de paie en ligne, mais aussi de mettre en place la signature électronique et sécurisée des contrats de travail. Pratique, par exemple, pour la signature de contrats intérim et CDD ! Chez Adecco, l’espace candidat en ligne connaît un franc succès. Et côté entreprises ? Elles peuvent exprimer leurs besoins sur internet, grâce à Mon agence en ligne. Les déplacements liés aux formalités se font moins nombreux, cela laisse du temps aux agences pour se consacrer au conseil. Que demander de mieux ?
2/ Des procédures automatisées
À une époque révolue, nos avis d’imposition sortaient de l’Imprimerie Nationale ! Désormais, nous sommes à l’ère de la télédéclaration de TVA : le temps de traitement est réduit et les tâches sont automatisées. Fini les factures perdues entre deux parapheurs ! Vive l’optimisation des flux ! Demandes d’achat, gestion du personnel, demandes de transport, etc. Tout est dans la boîte ! Enfin, sur le serveur…
3/ Une gestion informatique simple
Vous aimez ce qui est rapide, instantané et facile ? Alors vous allez adorer les SaaS et le cloud ! Pas besoin d’être un spécialiste de l’informatique, tout est externalisé : la maintenance, l’exploitation et l’hébergement des applications. C’est un vrai confort pour accéder à l’archivage et au workflow n’importe où, n’importe quand.
4/ De la transversalité et de la mobilité
Fini les cachotteries ! Avec la GED, les documents de gestion courante sont consultables par tous les services concernés : comptabilité, direction juridique… Accessible 24 h / 24 et de partout, votre plateforme vous permet une gestion en temps réel. Vous avez 30 minutes de transport pour rentrer chez vous ? Juste le temps de valider des factures depuis votre smartphone ou votre tablette !
5/ Une réduction des coûts
Cela fait longtemps qu’on vous promet des économies de papier ? Cette fois, c’est vrai ! Mais ce n’est pas tout : avec des documents personnalisés expédiés par voie électronique, vous pourrez réduire votre consommation d’encre et votre espace d’archivage. Exit aussi les frais de routage, de transport et de distribution !
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Face aux nombreuses données qui compliquent votre organisation et celle de votre entreprise, la dématérialisation est la solution idéale. En optimisant la diffusion de l’information et de nombreuses procédures, elle vous permet de gagner en flexibilité, en efficacité et en confort. Adecco vous propose par exemple un service de signature électronique des contrats, aussi pratique pour les candidats que pour vous… Autre exemple de dématérialisation ? Mon agence en ligne, à destination des entreprises. Alors, qu’attendez-vous ? Entrez dans la Matrice !
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