Comment organiser une réunion efficace ?
Comment organiser une réunion efficace ?

Que ce soit pour communiquer, mettre en place un nouveau processus, repenser l’organisation d’une équipe ou encore préparer l’encadrement d’une opération à distance, la réunion est indispensable au bon fonctionnement de toute entreprise. Mais comment s’y prendre pour être sûr qu’une réunion soit efficace ? Suivez le guide !

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1/ Éviter le syndrome de la « réunionite » ou les réunions inutiles

La « réunionite » en quelques chiffres

  • En moyenne, les salariés français assistent à 3 réunions de 80 minutes chaque semaine.
  • 42 % de ces réunions s’avèrent improductives.

Quel rythme pour une réunion efficace ?

Une réunion par semaine, d’une durée allant de 45 minutes à une heure. (1)

2/ Inviter les bonnes personnes à la réunion

La règle à retenir : « N’ayez jamais de réunion où deux pizzas ne suffiraient pas à nourrir tout le monde » – Jeff Bezos, PDG d’Amazon

Pourquoi inviter seulement les bonnes personnes ?

  • Chaque collaborateur pourra exprimer son opinion.
  • Les nouvelles idées seront entendues.
  • Les décisions seront prises plus facilement.

Quels collaborateurs inviter en priorité à une réunion ?

  • Les décisionnaires.
  • Les personnes actuellement ou prochainement en charge du projet abordé.
  • Les challengers d’opinion, qui permettront de créer le débat.

3/ Préparer une réunion à l’avance

Le mot clé à retenir ? TOP !

T pour Thème : « quel est le sujet de la réunion ? »
O pour Objectif : « quel doit-être le résultat de cette réunion ? »
P pour Plan : « quels seront les points abordés lors de la réunion ? »

Concrètement, comment bien préparer une réunion ?

Une décision doit être prise ? Les décisionnaires doivent être présents ou la réunion doit être repoussée.

Plusieurs points seront évoqués ? L’animateur doit préparer un ordre du jour communiqué à l’avance et affiché dans la salle de réunion.

Toute réunion réclame un compte-rendu. Un secrétaire doit être désigné pour prendre des notes.

4/ Animer des réunions en captant l’attention

3 idées pour animer une réunion

  • Organisez des exercices de réflexion par petits groupes, suivis d’une présentation des meilleures idées.
  • Préparez de courtes présentations ou vidéos qui expliqueront vos propos de manière ludique et seront plus efficaces qu’un long discours.
  • Pensez aux nouveaux outils collaboratifs qui permettent de voter, de noter et de participer autrement que lors de réunions classiques.

La réunion sera longue ?

Prévoyez des en-cas et de quoi désaltérer les invités.

Faites des pauses et invitez les personnes présentes à sortir de la salle pour prendre un peu d’air frais à l’extérieur.

Variez les rôles des personnes présentes dans la mesure du possible. Un nouvel animateur apportera un petit coup de boost !

En bref ? Une réunion efficace et réussie, ça se prépare ! Analysez les besoins et organisez-la pour qu’elle soit utile à tous et se déroule dans les meilleures conditions. Ainsi, les participants en sortiront satisfaits. Et n’hésitez pas à récolter et à proposer des feedbacks à vos collaborateurs : c’est un bon moyen de les motiver et de décupler leur productivité !

(1) Wisembly, Résultats du baromètre IFOP/Wisembly 2016

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